GİB-Portalında faturanın reddedilmesindeki işlemler

GİB-Portalında (kapısında) faturanın reddedilmesindeki işlemler

Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) portalında faturanın reddedilmesi sürecinde birden fazla adım bulunmakta olup, bu işlemlerden bir tanesinin bile eksik yapılması, faturaya cevap verilmediği sonucuna neden olmaktadır.

Türk Ticaret Kanunu’na göre 8 gün içerisinde (teslim alındığı günden itibaren) cevap verilmeyen (ya da red cevabı verilmeyen) faturalar alıcısı tarafından kabul edilmiş sayılmaktadır.

Ticari Fatura senaryosu kullanılarak gönderilen faturaların reddedilmesi mümkündür.

Faturanın hangi senaryoya dâhil olduğu (Ticari fatura senaryosu ise Fatura görüntüsünde Senaryo alanı TICARIFATURA olarak görünür.) fatura görüntüsünün Senaryo alanında görülecektir. Red işleminin gerçekleştirilmesi için adımlar izlenir. Bu adımların eksik yapılması halinde fatura reddedilememiş olacaktır.

1. Gelen Kutusu, Fatura Bazında Listeleme kısmından faturalar incelenir.
2. Fatura durumu ticari fatura olanlar reddedilebilir.
3. Reddedilecek fatura çift tıklanarak görüntülenir ve Reddet butonuna basılır.
4. Gelen Kutusu Posta Kutusu Yanıtları menüsünden ilgili red uygulama yanıtı seçilerek onaylanır.
5. Onaylanan uygulama yanıtı seçilip Gönder butonuna basılır ve çıkan ekranda Tamam’a basılarak red uygulama yanıtı fatura göndericisine iletilmiş olur.

Faturaya red cevabının alıcı tarafından tam olarak verilebilmesi için zarfın sorunsuzca karşı tarafa (satıcıya) iletilmiş olması gerekmektedir. Bunun için ilgili kontrolleri (Zarf Bazında Listeleme ekranında olduğu gibi) Gönderilen Posta Kutusu Yanıtları bölümünden takip edilmelidir.

Zarfların (ve içerisindeki fatura/kabul-red yanıtlarının) alıcıya ulaşıp ulaşmadığını görebilen taraf GÖNDERİCİDİR. Göndericinin sorumluluğu gönderdiği zarfların durumlarının takibini (zarf durumunu sorgulayarak) yapmak, hata aldığı için gitmeyen zarfları varsa hata ayrıntısına göre işlem yapmaktır. İlgili işlem tekrar gönderim gerektirirse, yeni zarfın durumu da benzer şekilde sorgulanmalıdır. Çünkü zarf gönderiminde hata alınabilmektedir. Hata alan zarflar alıcıya ulaşmaz (bazı hatalarda ulaşsa bile) zarfın içerisindeki faturalar/yanıtlar hata alındığı için geçersizdir ve hiç oluşturulmamış gibidir. Alıcının sorumluluğu ise sistemini sürekli (7 gün 24 saat) çalışır şekilde tutmaktır.

Ticari faturaya kanuni süresi (8 gün) içerisinde cevap verilmeyen faturalar alıcısı tarafından kabul edilmiş sayılmaktadır. Ticari faturaya kanuni süresi (8 gün) içerisinde cevap verilmediği (onaylama ve başarılı gönderim yapılmadığı) durumda artık cevap verilememektedir. Cevap vermeye çalışıldığında “Yasal cevap verme süresi (8 gün) geçtiği için posta kutusu yanıtı gönderemezsiniz!” şeklinde bir mesajla karşılaşılmaktadır.

Cevap verilmemiş faturalar 8 gün içerisinde arşive alınmaya çalışılınca “… numaralı zarfın içerisindeki … numaralı ticari faturaya cevap vermediniz. Cevap verilmemiş faturaları içeren zarfların arşivlenmesine izin verilmemektedir.” uyarısı alınır ve fatura bu süre içerisinde cevap verilmeden arşive alınamaz. Bu süreden sonra fatura arşive alınabilir.

Alıcı sizden cevap bekliyor olabilir,

– Faturayı kabul etmek istiyorsanız alıcıyı faturayı kabul ettiğinize dair bilgilendiriniz.

– Faturayı kabul etmek istemiyorsanız karşı taraf ile görüşerek mevzuat hükümleri çerçevesinde muhasebe kayıtlarına alıp durum mevzuat hükümlerine uygunsa iade faturası düzenleyerek ya da muhasebe kayıtlarına almadan harici yollar ile sistem dışından itiraz edebilirsiniz. Ardından faturanın göndericisi size ilgili faturayı tekrar düzenleyip göndermelidir. İade faturası kesilmeden ya da harici yollarla faturanın iptali yapılmadan tekrar aynı fatura kesilirse mükerrer (tekrarlanmış) fatura kesimi olacaktır.

Gönderen taraf ticari faturalar için alıcıdan cevap beklediği için kanuni süresi (8 gün) içerisinde alıcının cevap vermesi gerekmektedir.

Aşağıda, GİB portalına ait görüntü bulunmaktadır.